Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen
vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan
pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi
kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan
kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso,
2008).
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu
kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program
apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari
pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang
berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar.
Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah
organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang
keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal: (1)
pencatatan, pelaporan, dan pengolahan; (2) analisis; dan (3)
pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam
buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data
tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang
sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan
dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang
lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten.
Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing
pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan
Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di
Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk
pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2)
tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi,
KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan
meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat
tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi.
Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas
pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan
kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan
keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang
dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus
lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan
(Santoso, 2008).
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi
dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi
Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga
diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan
reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan
kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan
perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah
informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan
masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan,
diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi
laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan
pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011).
Muninjaya (2004) berpendapat bahwa “untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan